Quy trình nghiệp vụ quản lý chuẩn cho cửa hàng, shop, bán lẻ, bán sỉ, cafe, nhà hàng, karaoke, bida

Đây là quy trình quản lý chuẩn cho mô hình bán lẻ, bán sỉ được áp dụng vào phần mềm Dân Trí Soft.
Khai báo ban đầu để sử dụng chung:
Khai báo Danh mục:
- Danh mục hàng hóa, giá bán, giá vốn...
- Danh mục khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên.
- Danh mục kho hàng, đơn vị tính.
- Danh mục chi phí.
- Danh mục ngân hàng...

Khai báo Hệ thống:
- Khai báo thông tin cửa hàng: tên cửa hàng, địa chỉ, số điện thoại..., những thông tin để in ra hóa đơn.
- Khai báo thông tin tài khoản nhân viên.
- Thiết lập hệ thống phân quyền sử dụng phần mềm...

Phần 1: Module kho hàng có 3 chức năng chính gồm:
1.1 Phiếu nhập kho: khi nhập kho là hàng sẽ được đưa vào kho, nếu có khai báo giá vốn thì phần mềm sẽ tính được giá vốn theo phương pháp trung bình. Các loại phiếu nhập kho như sau:
- Nhập kho nội bộ: tức lập phiếu nhập kho mà không cần quản lý công nợ phải trả cho nhà cung cấp.
- Nhập kho điều chỉnh tăng kho: dành cho khi kiểm kê nếu hàng hóa bị thất thoát.
- Nhập thành phẩm
- Nhập mua hàng: đây là nghiệp vụ tương tự nhu Phiếu nhập kho nhưng có chức năng quản lý công nợ phải trả cho nhà cung cấp, ghi nhận các thông tin mua hàng từ nhà cung cấp. Để trả nợ cho nhà cung cấp cần sử dụng thêm module quản lý Thu/Chi, tức lập phiếu chi tiền trả nhà cung cấp.
1.2 Phiếu xuất kho
- Xuất kho nội bộ
- Xuất điều chỉnh giảm kho
- Xuất tiêu hao: tức điều chỉnh kho.
1.3 Chuyển kho: tức chuyển từ kho này sang kho khác.
Ngoài ra, nếu sử dụng mô hình quản lý chuỗi quán, chuỗi shop thì còn có chức năng quản lý chuỗi gồm nghiệp vụ Xuất kho khác chi nhánh (tức xuất kho từ chi nhánh A sang chi nhánh B), Nhập kho khác chi nhánh (tức chi nhánh B nhập kho từ chi nhánh A).
Với module quản lý kho hàng có đầy đủ các báo cáo kho như: báo cáo tồn kho, báo cáo nhập xuất tồn, cảnh báo hàng tồn kho...

Phần 2: Module bán hàng & báo cáo doanh thu:
Các nghiệp vụ như lên hóa đơn, thêm sửa xóa, giảm giá theo món hàng, giảm giá theo bill, tích điểm thẻ VIP, thực hiện chương trình khuyến mãi..., để in ra phiếu thanh toán (bill) chuẩn xác và chuyên nghiệp cho nhiều loại khổ in như K80mm, A5.
Ngoài ra còn thực hiện được các nghiệp vụ:
- Tạo giá bán dành riêng cho từng nhóm khách hàng, tức khi gõ thông tin khách hàng phần mềm sẽ tự động hiểu được bảng giá dành cho khách hàng đó.
- Quản lý được công nợ phải thu trong trường hợp khách hàng mua nợ.
- Cho tích hợp nhiều hình thức thanh toán: tiền mặt, chuyển khoản hoặc cả 2 vừa tiền mặt vừa chuyển khoản.
Với menu báo cáo doanh thu cho đầy đủ các báo cáo về tình hình bán hàng từ tổng quát đến chi tiết như báo cáo tổng hợp doanh thu, báo cáo chi tiết hàng bán, báo cáo công nợ...

Phần 3: Module Thu chi:
3.1 Nghiệp vụ thu tiền:
- Thu nội bộ.
- Thu bên ngoài.
3.2 Nghiệp vụ chi tiền:
- Chi tiền công nợ phải trả nhà cung cấp
- Chi tiền khác: chi tiền cho các loại chi phí để vận hành kinh doanh.
Với module Thu chi có đầy đủ các báo cáo như: Sổ quỹ tiền (tiền mặt, tiền ngân hàng), tổng hợp chi phí doanh nghiệp, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh...

Phần 4: Module Khuyến mãi - thẻ VIP:
4.1 Với chức năng thẻ VIP nhằm tích điểm, đổi điểm để tạo khách hàng trung thành và nắm bắt được lịch sử mua hàng của khách hàng để dự báo hành vi mua hàng.
4.2 Với chức năng khuyến mãi nhằm tự động hóa các nghiệp vụ khuyến mãi, nhân viên thu ngân không cần phải nhớ, không cần phải gõ thủ công mà phần mềm sẽ tự động hiểu được như:
- Khuyến mãi theo tổng giá trị hóa đơn.
- Khuyến mãi mua hàng tặng hàng.
- Khuyến mãi theo nhóm hàng/theo hàng hóa: nhằm tạo chương trình dành riêng cho nhóm hàng hay hàng hóa nào đó.