Thiết lập sơ đồ bàn, hàng hóa, giá bán (import từ excel), bán hàng bằng trình duyệt web, xem báo cáo online với phần mềm cafe, trà sữa, quán ăn, nhà hàng

Mục tiêu: sau khi đăng ký dùng thử thì: làm thế nào để tạo dữ liệu mới, khai báo thông tin hàng hóa, giá cả như thế nào để bán hàng, phần này sẽ trả lời các câu hỏi trên.

Video hướng dẫn trên gồm các nội dung:
1. Xóa (thanh lý) dữ liệu mẫu của Dân Trí Soft để tạo dữ liệu mới cho quán.
2. Khai báo danh mục:
- Cách đưa sơ đồ bàn của quán vào phần mềm.
- Khai báo thông tin hàng hóa, giá bán.
Chú ý:
- Để đổi tên bàn/phòng, bạn chỉ cần nhấp vào bàn/phòng vừa tạo, sẽ mở ra cửa sổ để thay đổi tên: ví dụ muốn đổi tên bàn 01 thành Sân vườn 01 chỉ cần click vào thông tin phòng và sửa tên.
- Với bàn/phòng không còn muốn sử dụng nữa, chỉ cần click vào bàn/phòng đó, sẽ mở cửa sổ và bỏ nút check chọn Có sử dụng thì bàn/phòng đó sẽ bị ẩn đi khỏi danh sách bàn/phòng.

Nhập danh sách hàng hóa/giá cả: bạn có thể chọn 2 cách hoặc khai báo trực tiếp vào phần mềm từng hàng hóa hoặc nhập từ file excel (Import từ File Excel) để nhanh hơn.

Cách 1: Thêm mới trực tiếp ngay trên phần mềm Dân Trí Soft online: vào menu Danh mục và vào lần lượt các submenu để khai báo, nút Thêm mới nằm ở góc trên tay phải, chức năng tìm kiếm nằm ở phía tay trái.

1.1 Khai báo danh mục Nhóm hàng hóa, Đơn vị tính, thông tin Hàng hóa
Khai báo danh mục nhóm hàng, đơn vị tính, hàng hóa, giá cả
- Thêm mới Nhóm hàng hóa: ví dụ nhóm Cà phê, nhóm Nước ngọt, nhóm Nước ép, nhóm Sinh tố, nhóm Thức ăn...
- Thêm mới Đơn vị tính
Thêm mới Hàng hóa.

Chú ý định nghĩa rất quan trọng khi khai báo để phần mềm quản lý kho hàng chuẩn: khi khai báo thông tin vào danh mục Hàng hóa tại phần mềm sẽ hiển thị 3 lựa chọn & bạn cần phải lựa chọn chuẩn xác thì phần mềm mới chạy công thức tính toán đúng được:

(1) Check chọn Hàng hóa: Là món hàng được mua sao - bán vậy (Ví dụ: Cocacola, Pepsi, Sting, C2, Không độ, Bò húc, Nước suối...).

(2) Check chọn Thành phẩm: là món bán ra cho khách hàng, thành phẩm được chế biến/pha chế từ nguyên vật liệu để tạo thành (Ví dụ: Ly sinh tố Bơ được pha chế từ Trái bơ và sữa, tức Ly bơ là Thành phẩm, Trái bơ và sữa là Nguyên vật liệu).

(3) Check chọn Nguyên vật liệu: Để tạo ra thành phẩm (Ví dụ: Đường, Cà phê bột, Sữa v.v).

1.2: Khai báo giá bán: Sau khi điền toàn bộ thông tin hàng hóa xong bạn tiến hàng điền thông tin bảng giá theo trình tự:
1.2.1: Tạo bảng giá: vào menu "Danh mục" >> "Thiết lập bảng giá" >> nhấn Tạo bảng giá và nhấn Lưu
1.2.2: Điền giá bán các hàng hóa và nhấn Lưu.
Khai báo thông tin giá bán
Cách 2: Import từ File Excel.

2.1 Tải file mẫu: vào menu "Danh mục" >> "Hàng hóa" >> Import >> Download Template
Tải file excel mẫu để nhập từ file excel (import từ file excel)
2.2: Điền các thông tin Hàng hóa, Thành phẩm, Nguyên vật liệu vào file excel mẫu vừa tải về.
Nhập thông tin hàng hóa, thành phẩm, nguyên vật liệu vào file excel mẫu

[CÁC YÊU CẦU KHI NHẬP LIỆU]

Mã hàng: Viết liền, không dấu, không kí tự đặc biệt và không trùng với mã hàng khác.

Tên hàng: Tên của hàng hóa.

ĐVT (Đơn vị tính): Đơn vị tính là đơn vị bán ra của cửa hàng. Ví dụ: Bạn nhập kho nước ngọt là đơn vị thùng nhưng bán ra là chai thì đơn vị tính khai báo trong phần mềm là chai.

Mã nhóm hàng: Viết liền, không dấu, không ký tự đặc biệt và không trùng với mã nhóm hàng khác.

Tên nhóm hàng: Tên nhóm hàng của hàng hóa.

Số lượng tối đa/Số lượng tối thiểu: Khi bạn nhập kho hơn số lượng tối đa hoặc Hàng hóa, Nguyên vật liệu thấp hơn số tối thiểu phần mềm sẽ cảnh báo trong phần "Báo cáo tồn kho", không nhập cũng được.

Hàng hóa/Thành phẩm/Nguyên vật liệu: bước này rất quan trọng để phần mềm tính toán và quản lý kho hàng chuẩn xác, vì đặc thù lĩnh vực kinh doanh này là có hàng mua sao bán vậy, và hàng phải chế biến ra (có thể có công thức tính định lượng), việc khai báo này giúp phần mềm hiểu được công thức.

Hàng hóa điền "0": Là món hàng được mua sao - bán vậy (Ví dụ: Cocacola, Pepsi, Sting, C2, Không độ, Bò húc, Nước suối...).

Thành phẩm điền "1": là món bán ra cho khách hàng, thành phẩm được chế biến/pha chế từ nguyên vật liệu để tạo thành (Ví dụ: Ly sinh tố Bơ được pha chế từ Trái bơ và sữa, tức Ly bơ là Thành phẩm, Trái bơ và sữa là Nguyên vật liệu).

Nguyên vật liệu điền "2": Để tạo ra thành phẩm (Ví dụ: Đường, Cà phê bột, Sữa v.v).

Giá vốn mua hàng: Chỉ điền đối với Hàng hóa và Nguyên vật liệu, mục đích khai báo ở đây là khi bạn làm động tác nhập kho phần mềm sẽ tự động lấy ra thông tin giá vốn này để bạn khỏi mất nhiều thời gian phải gõ lại.

Image: Bạn tìm ảnh trên internet và sao chép địa chỉ hình ảnh (URL của ảnh) để đưa vào file hàng hóa.

2.3: Import file hàng hóa vừa khai báo vào phần mềm: Vào menu "Danh mục" >> "Hàng hóa">> Import >> nhấn Chọn tệp và dẫn đến file dữ liệu hàng hóa >> nhấn Import Data
Nhập từ file excel (import dữ liệu từ file excel)
2.4: Import giá bán
2.4.1: Tạo bảng giá
Vào menu "Danh mục" >> "Thiết lập bảng giá" >> nhấn Tạo bảng giá và nhấn Lưu
2.4.2: Tải File mẫu
Vào menu "Danh mục" >> "Thiết lập bảng giá" >> Import >> Donwload Template
2.4.3: Điền thông tin giá bán vào file mẫu
"Coppy" mã và tên của các Hàng hóa và Thành phẩm từ file nhập liệu hàng hóa đã khai báo ở trên qua file Excel giá bán => Điền thông tin giá bán và Lưu
Tạo file bảng giá ở excel để Import bảng giá vào phần mềm
2.4.4: Import file giá bán vừa điền thông tin vào phần mềm
Vào menu "Danh mục" >> "Thiết lập bảng giá" >> Import >> nhấn Chọn tệp và dẫn đến file dữ liệu hàng hóa >> Chọn bảng giá >> nhấn Import Data

3. Cách bán hàng bằng trình duyệt website (Chrome, Firefox, Cốc Cốc, Safari, Microsoft Edge...)